Konferentsiyani tashkil qilish? Bu savolga javob beradigan ba'zi maslahatlar
Jun 08, 2017
Tadqiqot anjumanini tashkil etish juda qiyin bo'lishi mumkin. Ba'zilar buni hatto qilmaslikni ham maslahat berishi mumkin. Ammo bu ajoyib imkoniyat va ajoyib tajriba.
Muvaffaqiyatli tadbirni bir joyga to'plash qiyin emas. Siz faqat uchta oltin qoidalarni yodda tutishingiz kerak: oldindan rejalashtirish, o'zingizni buyuk jamoa bilan o'rab oling va nima uchun buni qilayotganingizni biling!
Bu sarguzashtda sizga yordam beradigan bir nechta maslahat.
1. Rejadan tashqariga chiqmaslik rejalashtirilmoqda
Logistikaga shoshilmang. Vakansiyalarni joy-joyiga qo'yish va konteynerlarga qo'ng'iroq qilishni boshlashdan oldin konferensiyangizga tayyorgarlik ko'rish uchun biroz vaqt talab etiladi.
Bu sizga juda ko'p stresslarni tejash va so'nggi daqiqalarda kutilmagan hodisalar oldini olish.
Sizning konferansingiz qanday ko'rinishini istasangiz, rasm. Kim ishtirok etadi? Bu qanday tadbir bo'ladi? Siz delegatlarga qanday tajriba taklif qilmoqchisiz?
Keyin o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'ling. Qatnashuvchilar qancha bo'ladi? Nechta ariza topshiriladi? Qancha kun davom etadi?
Agar iloji bo'lsa, oldingi yillarda ma'lumot to'plash uchun oldingi tashkilotchilar bilan bog'laning. Bu sizga aniq byudjet o'rnatishga yordam beradi.
Shuni yodda tutingki, har bir kichik narsani kutish mumkin emas. Doim umuman kutmagan ba'zi muammolar bo'ladi va bu yaxshi. Buning uchun faqat reja tuzing.
2. Sonlarda kuch bor
Dasturdan logistika, moliya va marketingga qadar konferensiyani tashkil qilish ko'p jihatlarni o'z ichiga oladi, bularning barchasi tajriba talab qiladi. Yaxshi jamoa bilan o'zingizni o'rab olasiz, bu sizga turli xil vazifalarni yanada samarali bajarishga yordam beradi. Shuningdek, siz asosiy maqsadlarga e'tibor qarating: katta mazmun, yaxshi ma'ruzachilar va ishtirokchilar.
Jamoangizni diqqat bilan tanlang. Tashkilot qo'mitasi juda ko'p a'zoga ega bo'lmasligi, qaror qabul qilish va muvofiqlashtirishni davom ettirish uchun, g'ayratli, uyushgan va boshqaradigan o'yinchilarni izlang. Jonathan Xan uchta yaxshi raqamni topadi. Barchasi sizning konferensiyangiz hajmiga va sizning qo'lingizda qanchalik ko'p vaqtga bog'liq.
Yetkazish haqida bilib oling. Mas'uliyatning bir necha sohalariga qo'mitalarni tayinlashingiz mumkin: logistika (joy, turar joy, A / V, ovqatlanish, tashish), texnik dastur, asosiy ma'ruzachilar, moliya va homiylik, ro'yxatdan o'tish, marketing (aloqa, PR, veb-sayt, ijtimoiy media). Asosiy tashkilotchilarning yuqori qismida siz konferentsiya kuni yoki kichik vazifalar bilan yordam berish uchun ko'ngillilarni ro'yxatga olasiz. Talabalar uni tez-tez yaxshi imkoniyat va baxtli deb bilishadi.
Agar byudjetga ega bo'lsangiz, DTÖ yoki konferentsiya ofisini ishga qabul qiling. Ilmiy bo'lishi bilan birga, tadbirni boshqarish sizning kuchingiz emas. Ushbu mutaxassislar ilmiy anjumanlarni tashkil etishda mutaxassislar. Ular, ayniqsa, narsalarning logistik tomoni bilan eng qimmatli yordamni ta'minlaydilar.
3. Texnologiyani qo'llang
Texnologiyaning kuchidan foydalanishingiz mumkin bo'lgan juda ko'p usullar mavjud.
Avvalo, to'plash, qayta ko'rib chiqish, topshirishni qabul qilish va dasturingizni boshqarish uchun mavhum boshqaruv tizimidan foydalaning. Ha, biz niyatsizmiz, ammo sizni qutqarish uchun qancha vaqt etarli ekanligini ta'kidlay olmaymiz!
Konferentsiya davomida barcha xonalarda etarli A / V uskunasiga ega bo'lishi va u ishlayotganligiga ishonch hosil qiling! Va unutmangki, bu XXI asr! Juda ko'p har bir kishi noutbuk, smartfon yoki planshetga ega va internetga kirishni xohlaydi. Wi-Fi konferentsiyalarda katta muammo bo'lishi mumkin. Vafani etarli tarmoqli kengligi bilan ta'minlaydigan joy bilan oldindan tekshirib ko'ring.
Siz delegatlarning tajribasini yaxshilash uchun mobil ilovalardan foydalanishingiz mumkin. U erda ko'plab ilovalar mavjud, ular ishtirokchilar tarmog'iga yordam berish, konferentsiya bo'yicha harakat qilish, o'z dasturlarini yaratish va boshqalar.
4. Karnaylarni diqqat bilan tanlang
To'g'ri asosiy ma'ruzachini topish juda muhim, ammo qiyin bo'lishi mumkin. Yaxshi nutq so'zlagan ma'ruzachi delegatlarni jalb qiladi va sizning tadqiqot konferentsiyangiz uchun ovozni o'rnatadi.
O'zingiz xohlagan ma'ruzachilar va prezentatsiyalar haqida o'ylab ko'ring. Turli xillikning maqsadi. Ham taniqli tadqiqotchilarni, ham kichik tadqiqotchilarni taklif eting va yaxshi gender tengligiga ega bo'lishga harakat qiling.
Karnay bekor qilinganda B rejangiz borligiga ishonch hosil qiling!
5. Ularni joylashtiring
Samarali aloqa rejasini yaratishingiz kerak. Qaysi mazmunga ega bo'lishingiz kerakligini, qachon va kimga tegishliligini bilib oling. Veb-saytimizda intervyular, blog yozuvlari, rasmlar, dasturlar, ma'ruzachilar e'lonlarini chop eting ... ba'zi qiziqarli voqealar uchun tarkibingizni muntazam yangilab turing.
Sizning delegatingiz va ma'ruzachilaringiz bilan aloqada bo'ling. Siz delegatlaringizga ommaviy e-pochta xabarlarini jo'natish uchun Mailchimp kabi vositalardan foydalanishingiz mumkin. Konferensiyangiz haqida barcha kerakli ma'lumotlarni va ko'rsatmalarni olishlariga ishonch hosil qiling: joy manzili, sana, ko'rsatmalar, kontakt ma'lumotlari, maslahat ...
Anjuman davomida yaxshi muloqot ham muhim ahamiyatga ega. Ishtirokchilarni tanishtiruv xonalariga, ro'yxatga olish stoliga, tushlik maydonlariga yoki tovushlarga to'g'ri keladigan belgilari qo'shing. Kun davomida delegatlarni xabardor qilish va ko'ngillilarga va xodimlarning savollariga javob berish va delegatlarga yordam berish uchun mavjud bo'lgan ba'zi e'lonlarni e'lon qilish. Va rahmat aytishni unutmang! Ishtirokchilarga, qo'mita a'zolariga va ko'ngillilarga o'zlarining hissasi uchun minnatdorchilik bildirishlari uchun delegatlarga elektron maktub yo'llang va yozma ravishda eslatma yuboring.
6. Tarmoqqa yordam berish Tarmoq - tadqiqotchilar konferensiyangizga qatnashishining asosiy sabablaridan biri. Sizning ishingiz ularni qiziqarli odamlar bilan tanishtirishga yordam berishdir. Qanday? Avvalo, tarmoq imkoniyat va muhokamalar uchun etarlicha vaqt ajratilganligiga ishonch hosil qiling. Dasturingizni prezentatsiyalar bilan kesib o'tmangiz - delegatlarning nafas olishiga va suhbatlashishlariga imkon berish uchun mo'l-ko'l va qahva mashg'ulotlarini tashkil qiling. Va "ijtimoiy" xonalar uchun mos keluvchi qurilma tanlang: odamlar o'tirish va suhbatlashish uchun divanlar va stullar mavjud. Partiyalar, mexnat va ovqatlanish kabi ijtimoiy tadbirlarni tashkil qilish. Bundan tashqari, siz "unconferences" ni tashkil qilish va tarmoqni rag'batlantirish uchun salqin mobil ilovalardan foydalanish kabi ishtirok etishni rag'batlantirish uchun ba'zi tajribalar o'tkazish haqida o'ylashingiz kerak. Xulosa Akademik konferensiya tashkil qilish ko'pgina vazifalarni o'z ichiga oladi, ularning aksariyati akademiya bilan aloqasi yo'q. Ularning barchasini ushlab turish uchun sizni tashkil qilish kerak. Agar siz birinchi marta konferentsiya tashkil qilsangiz, o'tmishdagi tashkilotchilar yoki mutaxassislardan maslahat so'rang. Agar siz o'rdaklarni qatorga olib chiqishni va maslahatlarimizni yodda tutishni davom ettirsangiz, siz muvaffaqiyatli tadbir uchun yo'lda bo'lasiz!
Batafsil ma'lumot uchun: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Agar video konferentsiya kamerasi va ko'p yo'nalishli mikrofonni istasangiz, Tenveo sotuvlar menejeri Rachel bilan bog'lanishingiz mumkin, u sizga echim va chegirmalar beradi.
Tel: 8613657740706
Whatsapp: 008613657740706
Email: sales01@tenveo.com
SKYPE: Rachel Liang
QQ: 451810239
Hujjat: 13657740706
